Escuela de Negocios FEDA

Siempre que hablemos de Gestionar nuestra empresa hay que considerar los siguientes cuatro grandes principios: la planificación, la organización, el control y la dirección. Y si la gestión la calificamos de Integral implica no obviar ningún componente del ámbito empresarial. En este artículo me voy a centrar en como conseguir una Organización Integral.

Gestionar de forma adecuada no es más que la toma de decisiones procedentes, es decir, decisiones eficaces y eficientes. Esa toma de decisiones puede cumplir esos valores por pura casualidad, pero esa situación raramente se produce y, lo más importante, no crea una base estandarizada de trabajo que permita garantizar que siempre se va a desarrollar igual y, sobretodo, que se va a poder emplear cuando esa habilidad gerencial sea requerida.

Pero si a la gestión, es decir, a la toma de decisiones eficaces y eficientes, la calificamos con el adjetivo integral que le da el valor de lograr que todas las piezas del engranaje empresarial funcionen bien coordinadas entre sí, el concepto organización toma un mayor peso, pues no es una parte del sistema la que debe funcionar como un reloj, sino que todos los subsistemas y sus interacciones deben de ser conocidos y estar coordinados y estandarizados.

Para que todos entendamos lo mismo, definamos “Organización”.

La norma ISO 9000, “Sistemas de gestión de la calidad, Fundamentos y vocabulario” en su edición de 2015, define “Organización” como, “Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos”. Es decir, cualquiera saber lo que tiene que hacer y lo que tiene que aportar en su entorno productivo.

Debiendo considerar que el concepto de organización es extensible, entre otros, a un trabajador independiente, compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, sociedad, asociación, organización benéfica o institución, o una parte o combinación de éstas, ya estén constituidas o no, públicas o privadas. Es decir, a un elemento individual o a cualquier conjunto de elementos integrados.

Esta consideración, es fruto de que las empresas manejan cada día mucha información relativa tanto a los procesos internos de negocio como a las tendencias del mercado y al comportamiento de los consumidores, datos que provienen de la “Planificación”, y que constituirán la referencia para el “Control”.

Consecuentemente, para garantizar esa toma de decisiones eficaces y eficientes, las empresas deben recurrir a soluciones que permitan realizar una gestión integral de los procesos. Me refiero a los sistemas de gestión empresarial que permiten la administración de un negocio desde puntos de vista muy distintos. Así, contar con este tipo de sistemas, y aprovecharlos adecuadamente, permite a las empresas crecer y redefinir su actividad para sacar la máxima rentabilidad de cada proceso.

Para aprovechar que los sistemas de gestión garanticen que las interacciones entre sistemas y subsistemas se desarrollen de forma eficaz y eficiente para la consecución de los objetivos empresariales, requiere de un valor incuestionable e imprescindible, el “compromiso de la Dirección”. Si, la Dirección debe de saber configurar, estructurar, definir y asignar responsabilidades y garantizar la retroalimentación del mismo, para que los procesos fluyan de forma laminar entre todos los componentes de la compañía.

Y por dónde empezar, en primer lugar, la Dirección debe asumir el compromiso de liderar el proyecto, proponiendo soluciones, aportando recursos, definiendo objetivos, etc.

A partir de ese momento, y para una correcta definición y control de la Organización empresarial, hay que definir / redefinir los procesos, identificando tareas, elaborando las descripciones de puestos de forma completa, tareas, funciones, responsabilidades, relaciones jerárquicas, competencias, etc., para finalizar estableciendo indicadores de los puestos, indicadores de desempeño de los procesos y/o de acción, en el caso de que los indicadores considerados estén ligados por cascada inversa con los objetivos estratégicos de la organización.

De esta forma tan natural, fluida y operativa, procesos – puestos – indicadores, se logra obtener “información” para la deseada “gestión integral, eficaz y eficiente”, al ligar la estrategia con los procesos y los recursos humanos, es decir, con la Organización.

José Vizcaíno Ballester
Socio Director de Optimización en Grupo Ifedes
Profesor del MBA Executive de Escuela de Negocios FEDA
Linkedin: José Vizcaíno Ballester