Escuela de Negocios FEDA

Cada vez escuchamos más la palabra “agile” haciendo referencia al desarrollo de software y en general a la gestión de proyectos. Parece que todo el mundo dentro de la dirección de proyectos habla de esta metodología de gestión.

El mundo de los negocios cambia cada vez más rápido y por esto las empresas están revisando sus procesos, enfoques y metodologías para adaptarse más rápido y diferenciarse mejor.

Existen decenas de enfoques para la gestión de proyectos, pero el método elegido debe hacerse teniendo en cuenta la naturaleza del negocio y sus requerimientos.

A continuación voy a explicarte las diferencias que existen entre ambos enfoques y cuál deberías elegir para tu próximo reto.

1.0 ¿Qué es la Gestión de Proyectos Tradicional?

Es una metodología establecida donde los proyectos se ejecutan en un ciclo secuencial. Sigue una secuencia fija:

• Iniciación.
• Planificación.
• Ejecución.
• Medición.

El enfoque de la gestión de proyectos tradicional pone especial énfasis en los procesos lineales, la documentación, la planificación por adelantado y la priorización. Con el método tradicional, el tiempo y el presupuesto son variables y los requerimientos (aquello que tenemos que lograr) son fijos, debido a esto a menudo existen problemas de presupuesto y plazos. Para cada paso hay herramientas y técnicas definidas por el estándar que marca la metodología PMBOK.

También incluye otras metodologías como PRINCE2, común en organizaciones gubernamentales del Reino Unido o en empresas privadas tan importantes como Vodafone o Siemens.

1.1 Beneficios de la metodología tradicional.

Objetivos claramente definidos.

Procesos controlables.

Documentación clara.

Mayor responsabilidad.

2.0 Qué es la gestión de proyectos ágiles.

“Agile” es un enfoque general utilizado para el desarrollo de software en sus inicios, aunque adaptado a muchos otros sectores, se basa en gran medida en el trabajo en equipo, la colaboración, las tareas y la flexibilidad para responder al cambio lo más rápido posible.

Existe un manifiesto ágil y tiene cuatro valores importantes:

1. Mayor enfoque en individuos e interacciones que procesos y herramientas
2. El software funcionando es más importante que una documentación extensa.
3. La colaboración con el cliente es más importante que la negociación contractual.
4. Responder al cambio en lugar de seguir ciegamente un plan.

2.1 Beneficios de la gestión ágil de proyectos.

Se establecen prioridades flexibles.

Se empieza a entregar antes.

Costes y plazos conocidos.

Mejora la calidad final.

Mayor transparencia.

“Agile” sigue un proceso iterativo en el que los proyectos se dividen en sprints de menor duración. A diferencia del enfoque tradicional, se gasta menos tiempo en la planificación y la priorización por adelantado, ya que el enfoque ágil es más flexible en cuanto a cambios respecto a los requerimientos iniciales.

3.0 Diferencia entre metodología de proyectos tradicional y ágil.

La tabla a continuación muestra las principales diferencias entre la metodología de proyecto tradicional y ágil.

Características	Enfoque ágil	Enfoque tradicional
Estructura organizativa	Iterativa	Lineal
Escala de proyectos	Pequeños y medios	Grandes
Requisitos	Dinámicos	Bien definidos antes de empezar
Implicación del cliente	Alta	Baja
Modelo de desarrollo	Entrega evolutiva	Ciclo de vida
Participación del cliente	Los clientes participan desde el momento en que se empieza a realizar el trabajo.	Los clientes se involucran al principio del proyecto, pero no una vez que la ejecución ha comenzado.
Gestión de escalado	Cuando ocurren problemas, todo el equipo trabaja junto para resolverlo.	El problema se escala a los gerentes del proyecto.
Preferencias del modelo	El modelo ágil favorece la adaptación.	El modelo tradicional favorece la anticipación.
Producto o proceso	Menos enfoque en los procesos formales y directivos.	Más enfocados sobre los procesos que sobre el producto.
Planificación	Se planifica de Sprint en Sprint.	Se planifica todo con gran detalle.
Estimación del esfuerzo	El Scrum Master facilita las tareas y el equipo hace la estimación.	El gestor del proyecto estima y obtiene la aprobación del propietario del proyecto.
Revisiones y aprobaciones	Las revisiones se realizan después de cada iteración.	Constantes revisiones y aprobaciones por parte de los líderes del proyecto.

3.1 Por qué se prefiere Ágil frente al enfoque tradicional.

Muchos gestores de proyectos prefieren usar la metodología ágil por varias razones. Estas son algunas de ellas:

Más flexibilidad

Cuando se trata de realizar cambios en el producto o en un proceso, la metodología ágil es mucho más flexible que la metodología de cascada o tradicional. Mientras trabajan, si los miembros del equipo identifican la necesidad de experimentar o probar algo diferente a lo planeado, la metodología ágil les permite hacerlo fácilmente. Lo mejor de esta metodología es que se centra más en el producto que en seguir una estructura rígida.

A diferencia del enfoque tradicional, la metodología ágil no es lineal o sigue un enfoque de arriba hacia abajo. Por lo tanto, cualquier cambio de última hora se puede introducir en el proceso sin afectar el resultado final e interrumpir el cronograma del proyecto.

Transparencia

En metodología ágil, todo está ahí y es transparente. Los clientes y los que toman las decisiones participan activamente desde el inicio, la planificación, la revisión y en la parte de prueba de un producto. Mientras que en el enfoque tradicional, el gerente del proyecto sostiene las riendas del proyecto, por lo que otros no pueden tomar las decisiones principales.

La metodología ágil facilita que los miembros del equipo vean el progreso desde el principio hasta el final. Este nivel de transparencia juega un papel importante para constituir un ambiente de trabajo saludable.

Propiedad y responsabilidad

Una de las diferencias notables en ambos enfoques de gestión de proyectos es el nivel de propiedad y responsabilidad que cada uno brinda a los miembros del equipo. En la gestión de proyectos tradicional, un gestor de proyecto es el capitán del barco, lo que significa que todo le pertenece. Los clientes también participan durante la fase de planificación, pero su participación termina allí, tan pronto como comienza la ejecución del proyecto.

En la metodología ágil, cada miembro del equipo comparte la propiedad del proyecto. Cada uno de ellos juega un papel activo para completar el sprint dentro del tiempo estimado. A diferencia de la gestión de proyectos tradicional, todos los involucrados en el proyecto pueden ver fácilmente el progreso desde el principio hasta el final.

Retroalimentación

En el enfoque tradicional, cada proceso está claramente definido y planificado desde el inicio del proyecto. El proyecto debe completarse dentro del tiempo y presupuesto estimados. Por lo tanto, se omite cualquier gran cambio o comentario que pueda desplazar la fecha límite. Mientras que la gestión ágil permite una retroalimentación constante,esto nos ayudará a conseguir un mejor resultado.

La metodología ágil disfruta de una gran aceptación, se ha convertido en la primera opción para muchos gestores de proyectos porque pueden responder a las solicitudes de los clientes a medida que validan cada iteración, esto les permite entregar un producto o servicio de alta calidad dentro del plazo.

Complejidad del proyecto

¿A quién no le da miedo dirigir un gran proyecto?

La consultora The Standish Group, periódicamente publica el “CHAOS Report”, donde ilustran con datos el éxito o fracaso de los proyectos según la metodología utilizada, si comparamos ambas metodologías en un proyecto grande, vemos como según la metodología elegida tendremos mayor o menor probabilidad de éxito.

Con una metodología ágil dividimos nuestro proyecto en partes más manejables, más pequeñas y lo vamos haciendo poco a poco, será más sencillo tener éxito.

3.2 ¿Cómo elegir el enfoque correcto?

En realidad, no existe una metodología de "talla única" adecuada para cada proyecto u organización. La elección de implementar una metodología depende en gran medida de factores como la naturaleza del proyecto, el tamaño, los recursos involucrados, entre otros.

La mayoría de las veces, los gerentes de proyectos con más experiencia deciden qué metodología adoptar durante el inicio del proyecto. Decide después de consensuar con otros patrocinadores del proyecto y personas involucradas en el proceso de planificación.

A continuación hay algunos factores que puedes tener en cuenta al elegir la metodología correcta para tu proyecto.

• Echa un vistazo a los requisitos del proyecto. ¿Están claros? Si los requisitos del proyecto no están claros o tienden a cambiar, elige la metodología ágil. La metodología tradicional se adapta mejor a una situación donde los requisitos están claramente definidos y bien entendidos desde el principio.
• Considera la tecnología de la que dispondrás en el proyecto. La metodología tradicional de gestión de proyectos es más apropiada si no se involucran nuevas tecnologías o herramientas. La metodología ágil, al ser más flexible que la anterior, permite más espacio para experimentar con nuevas tecnologías.
• Es el proyecto propenso a riesgos y amenazas no deseadas? Teniendo en cuenta la naturaleza rígida de la metodología tradicional, no es recomendable utilizar esta metodología ante un escenario de incertidumbre. Los riesgos se pueden abordar antes en el enfoque ágil, parece ser una mejor opción en términos de gestión de riesgos.
• Otro factor importante es la disponibilidad de recursos. El enfoque tradicional funciona mejor con equipos y proyectos grandes y complejos. Mientras que un equipo ágil generalmente consiste en un número limitado de miembros experimentados del equipo.

Conclusión

En esta lucha entre la gestión tradicional y la gestión ágil de proyectos, parece que en los últimos años va comiendo camino la metodología ágil frente a la tradicional. Cuando involucras al equipo completo y a los clientes en procesos importantes, el resultado final para estos últimos y la experiencia de trabajo para todos los involucrados es mucho más gratificante que el enfoque de estilo tradicional.

Otros beneficios son la alta calidad, mayor productividad, mejor valor comercial, menos costes y velocidades más rápidas de comercialización. Además, teniendo en cuenta la naturaleza dinámica de las empresas en estos días en los que se están produciendo cambios constantemente, seguir una metodología ágil será una muy buena opción a tener en cuenta.

Álvaro Rodelgo
Ingeniero técnico de obras públicas
Docente del MBA Executive 3.0 de Escuela de Negocios FEDA